Официальное письмо
Официальное письмо — это письменное обращение к организации, компании, администрации или незнакомому адресату. В этой теме разбираются единая структура, вежливый официальный стиль и клише для письма-запроса, жалобы, заявления и ответа организации.
Официальное письмо — это текст, в котором автор сообщает информацию, задаёт вопросы, просит о действии, подаёт жалобу или отвечает организации. Его цель должна быть понятна уже из первых предложений.
1. Структура официального письма
Перед написанием полезно обратиться к правилам официально-делового стиля и общей структуре письменного текста. В экзаменационном письме каждый абзац выполняет отдельную задачу, а содержание должно соответствовать ситуации и всем пунктам задания.
| Часть письма | Что написать | Типичные клише |
|---|---|---|
| Адрес и дата | В экзаменационном формате обычно используются дата и обращение; адрес отправителя и получателя добавляются только если они требуются заданием. | 12 May 2025 |
| Обращение | Формальное приветствие. | Dear Sir or Madam, / Dear Mr Brown, |
| Введение | Причина обращения и ссылка на ситуацию. | I am writing to enquire about... / I am writing in response to... |
| Основная часть | Вопросы, просьба, описание проблемы или аргументы. | I would like to know... / I am afraid that... |
| Заключение | Ожидаемое действие, благодарность, готовность ответить. | I look forward to hearing from you. |
| Завершение и подпись | Формула прощания и имя. | Yours faithfully, Alex Smith |
Если имя адресата неизвестно и письмо начинается с Dear Sir or Madam, завершение — Yours faithfully. Если адресат назван по фамилии, например Dear Mr Brown, завершение — Yours sincerely. После формулы прощания ставят имя автора.
Основной текст обычно состоит из двух или трёх абзацев. В письме-запросе сначала объясните, где вы увидели информацию, затем задайте вопросы и сформулируйте просьбу. В жалобе кратко назовите проблему, приведите важные детали и укажите, какого решения вы ожидаете.
2. Язык и клише для разных целей
Официальный стиль требует нейтральной лексики, полных форм и вежливых конструкций. Вместо разговорных I want и Give me используйте I would like и Could you please...?. Не сокращайте I am, do not, I would в официальном письме.
| Цель | Подходящие клише | Перевод |
|---|---|---|
| Запрос информации | Could you please provide information about...? | Не могли бы вы предоставить информацию о...? |
| Уточнение | I would also like to know whether... | Я также хотел(а) бы узнать, ... ли |
| Просьба | I would be grateful if you could... | Я был(а) бы благодарен(на), если бы вы могли... |
| Жалоба | I am writing to complain about... | Я пишу, чтобы пожаловаться на... |
| Описание проблемы | Unfortunately, the service did not meet my expectations. | К сожалению, услуга не оправдала моих ожиданий. |
| Требование решения | I would appreciate a full explanation and a refund. | Я был(а) бы признателен(на) за объяснение и возврат денег. |
| Ответ организации | Thank you for your letter dated... | Спасибо за ваше письмо от... |
| Завершение | I look forward to your reply. | Жду вашего ответа. |
Какое завершение подходит к обращению Dear Sir or Madam?
3. Письмо-запрос и заявление
В письме-запросе автор стремится получить сведения: о курсе, поездке, вакансии, мероприятии, товаре или услуге. Вопросы должны быть конкретными и логично распределёнными по тексту. Не превращайте письмо в список отдельных вопросов: связывайте их вводными словами и полными предложениями.
- Начните с цели: I am writing to enquire about your language courses.
- Уточните условия: Could you tell me how long the course lasts and how much it costs?
- Спросите о дополнительных деталях: I would also like to know whether accommodation is provided.
- Закончите просьбой об ответе: I look forward to receiving the information.
Заявление строится похожим образом, но его цель — официально сообщить о желании получить место, разрешение, услугу или участие. В сопроводительном письме важно назвать должность или программу, кратко объяснить интерес и показать подходящие навыки. Не переписывайте всё резюме: выбирайте только сведения, связанные с целью обращения.
После Could you tell me... используется прямой порядок слов: Could you tell me where the hotel is? Не пишите where is the hotel внутри косвенного вопроса. После whether или if можно уточнить, возможно ли действие: I would like to know whether meals are included.
4. Письмо-жалоба и ответ организации
В письме-жалобе сохраняйте спокойный тон. Не обвиняйте адресата и не используйте эмоциональные слова. Сначала укажите дату, место или номер заказа, затем опишите, что произошло, объясните последствия и предложите приемлемое решение.
- Назовите ситуацию: I am writing to complain about a product I bought from your shop.
- Укажите факты: The item arrived on 10 May, but it was damaged.
- Опишите последствия: As a result, I was unable to use it.
- Сформулируйте просьбу: I would appreciate a replacement or a full refund.
Ответ организации должен быть не менее официальным. Поблагодарите за обращение, признайте проблему или объясните позицию компании, сообщите о предпринятых действиях и укажите дальнейшие шаги. Если организация не может выполнить просьбу, предложите альтернативу и вежливо объясните причину.
1) Неверное завершение после обращения. 2) Разговорные сокращения: can't, don't, I'm. 3) Слишком резкий тон: You must give me my money. 4) Отсутствие конкретной просьбы в жалобе. 5) Пропуск одного пункта задания. 6) Ошибка в косвенном вопросе: Could you tell me where is the station? Правильно: where the station is. 7) Повторение одного и того же слова вместо связок however, therefore, in addition, unfortunately.
5. Разобранный пример
Ситуация: вы увидели объявление о летнем языковом курсе. Напишите официальное письмо организаторам: узнайте продолжительность курса, стоимость проживания и наличие культурной программы.
Показать решение Пример
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about the summer English course advertised on your website. I am particularly interested in the course for teenagers.
Could you please tell me how long the course lasts and how many lessons students have each week? I would also like to know how much accommodation costs and whether meals are included. In addition, could you tell me if the programme includes any cultural activities or excursions?
I look forward to receiving the information. Thank you in advance for your help.
Yours faithfully,<br> Maria Ivanova
В первом абзаце названы причина обращения и источник информации. Во втором заданы все три требуемых вопроса: о длительности и занятиях, проживании и питании, культурной программе. Использованы вежливые косвенные вопросы, связка In addition, официальное обращение и правильное завершение.
Проверяйте готовый текст по содержанию, организации и языку. Сначала отметьте, выполнены ли все пункты, затем проверьте абзацы и связки, после этого — грамматику, артикли, предлоги, порядок слов и написание слов. Отдельно пересчитайте объём и убедитесь, что письмо не стало слишком коротким или чрезмерно длинным.
6. Итоговый алгоритм проверки
- Ясно ли, кому и зачем написано письмо?
- Есть ли формальное обращение и подходящее завершение?
- Выполнены ли все пункты задания?
- Разделён ли текст на смысловые абзацы?
- Использованы ли вежливые клише и официальный стиль?
- Проверены ли порядок слов, времена, артикли, предлоги и орфография?
Проверь себя
Главное
- Официальное письмо имеет обращение, введение, основную часть, заключение и подпись.
- Цель письма должна быть ясна: запросить информацию, пожаловаться, подать заявление или ответить организации.
- Используйте вежливые клише, полные формы и косвенные вопросы с прямым порядком слов.
- В жалобе приводите факты и просите о конкретном решении; в запросе задавайте все необходимые вопросы.
- Проверяйте соответствие обращения и подписи, выполнение всех пунктов, абзацы, объём и языковые ошибки.